Polityka prywatności
Wersja z dnia 16 października 2026
Wyjaśniamy, jakie dane przetwarza Weseloteka, po co, jak długo i jakie masz prawa. W Serwisie występujemy w dwóch rolach - jako administrator danych Organizatorów i osób odwiedzających weseloteka.pl oraz jako podmiot przetwarzający dane Gości w imieniu Organizatora.
§ 1. Administrator i dwie role
- Administratorem danych Organizatorów (osób z Kontem), osób odwiedzających stronę weseloteka.pl, osób kontaktujących się z nami i zgłaszających treści jest Weseloteka (dalej: my, Usługodawca).
- Dane Gości dodawane do Wydarzenia - lista gości, odpowiedzi RSVP, numery telefonów i adresy e-mail do zaproszeń, zdjęcia, filmy, życzenia - przetwarzamy w imieniu Organizatora, który jest ich administratorem i decyduje, po co i jak są wykorzystywane. Nasze obowiązki jako podmiotu przetwarzającego określa Umowa powierzenia przetwarzania danych (https://weseloteka.pl/umowa-powierzenia).
- Jeśli jesteś Gościem, w aplikacji wesela (ekran „Moje dane”) możesz w każdej chwili sam zobaczyć, pobrać i usunąć swoje zdjęcia, życzenia i dane. W innych sprawach (np. usunięcie danych z listy gości) zwróć się do Organizatora wesela. Możesz też napisać do nas - przekażemy prośbę Organizatorowi i pomożemy ją zrealizować.
| Czyje dane | Nasza rola | Kto decyduje o celach |
|---|---|---|
| Organizatora: Konto, zamówienia, faktury | administrator | Usługodawca |
| Osób odwiedzających stronę marketingową (cookies) | administrator | Usługodawca |
| Gości: lista gości, RSVP, zaproszenia, Treści | podmiot przetwarzający | Organizator |
| Zgłaszających treści (DSA) i piszących do nas | administrator | Usługodawca |
§ 2. Kontakt
- W sprawach danych osobowych pisz na kontakt@weseloteka.pl. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca.
- Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych, ponieważ nie mamy takiego obowiązku (art. 37 RODO).
§ 3. Cele, podstawy i okresy przetwarzania (gdy jesteśmy administratorem)
- Poniższa tabela pokazuje, jakie dane przetwarzamy jako administrator, w jakim celu, na jakiej podstawie prawnej i jak długo. Szczegóły usuwania opisują Zasady przechowywania i usuwania danych.
| Cel | Dane | Podstawa (RODO) | Jak długo |
|---|---|---|---|
| Założenie i prowadzenie Konta, świadczenie usług | e-mail, hasło (skrót), język, dane Wydarzenia | art. 6 ust. 1 lit. b - umowa | do usunięcia Konta |
| Zamówienia i płatności | e-mail, pozycje zamówienia, kwota, status płatności (bez danych karty) | art. 6 ust. 1 lit. b - umowa | do końca okresu przedawnienia roszczeń (6 lat) |
| Faktury i rachunkowość | dane do faktury, NIP | art. 6 ust. 1 lit. c - obowiązek prawny | 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy (art. 86 Ordynacji podatkowej, art. 112 ustawy o VAT); potem anonimizacja danych nabywcy |
| Dowód akceptacji Regulaminu i oświadczeń przy zakupie | wersja dokumentów, data i godzina | art. 6 ust. 1 lit. c i f | 6 lat od zakończenia umowy |
| Wiadomości o usłudze (potwierdzenia, przypomnienia o końcu przechowywania) | art. 6 ust. 1 lit. b - umowa | przez czas trwania umowy | |
| Reklamacje, kontakt, zgłoszenia treści | dane podane w wiadomości | art. 6 ust. 1 lit. b, c (DSA) i f | do 3 lat od zamknięcia sprawy |
| Wiadomości do wsparcia (formularz kontaktowy i „Pomoc” w panelu) | imię, e-mail, treść wiadomości, wesele i Pakiet, których dotyczy | art. 6 ust. 1 lit. b i f | z formularza kontaktowego: 2 lata od ostatniej wiadomości; z panelu: do usunięcia Konta (usuwamy je razem z Kontem) |
| Bezpieczeństwo, ochrona przed nadużyciami, logi | adres IP, przeglądarka, czas żądań | art. 6 ust. 1 lit. f - uzasadniony interes | do 365 dni |
| Statystyki odwiedzin (Google Analytics 4) | identyfikatory cookies, przybliżona lokalizacja, zdarzenia na stronie | art. 6 ust. 1 lit. a - zgoda | do cofnięcia zgody; cookies do 2 lat |
| Pomiar skuteczności reklam (Google Ads, Meta Pixel) | identyfikatory cookies, zdarzenia rejestracji i zakupu | art. 6 ust. 1 lit. a - zgoda | do cofnięcia zgody; cookies do 90 dni |
| Dochodzenie i obrona roszczeń | dane potrzebne do sprawy | art. 6 ust. 1 lit. f | do przedawnienia roszczeń |
§ 4. Dane Gości (gdy przetwarzamy je w imieniu Organizatora)
- Na polecenie Organizatora przechowujemy i wyświetlamy: imiona i nazwiska Gości, adresy e-mail i numery telefonów do zaproszeń, odpowiedzi RSVP, przydział do stołów, informacje o dietach i potrzebach, zdjęcia, filmy, nagrania głosowe i życzenia.
- Informacje o diecie mogą ujawniać dane o zdrowiu lub przekonaniach religijnych. Organizator powinien zbierać je tylko wtedy, gdy są potrzebne, i w razie potrzeby uzyskać zgodę Gościa. Nie wykorzystujemy tych danych do żadnych własnych celów.
- Zdjęcia mogą przedstawiać dzieci. Gość może sam usunąć dodane przez siebie zdjęcie w galerii; o usunięcie innego zdjęcia można poprosić Organizatora albo nas (także przez formularz zgłoszeń) - usuwamy je wraz z miniaturami.
- Dane osobowe Gości (m.in. imiona i nazwiska, kontakty, odpowiedzi RSVP, diety, rozsadzenie) usuwamy automatycznie 30 dni po weselu; wcześniej Organizator dostaje link do pobrania listy gości. Zdjęcia, filmy i życzenia przechowujemy 6 miesięcy po weselu (dłużej tylko, jeśli Organizator wykupi „Przedłużenie o rok”), od 30. dnia po weselu bez danych autora (podpis „Gość” albo, jeśli Gość miał miejsce przy stole, np. „Gość (stolik 6, miejsce 1)”), a następnie trwale usuwamy. Wydarzenie w wersji próbnej bez zakupionego Pakietu usuwamy w całości 8. dnia od jego założenia. Strony wesel nie są indeksowane przez wyszukiwarki. Nie używamy tych danych do marketingu, nie sprzedajemy ich i nie łączymy z danymi z innych Wydarzeń.
§ 5. Powiadomienia push i dane o urządzeniu
- Powiadomienia na telefon (Web Push) włączasz sam, jednym kliknięciem. Bez Twojej zgody nic nie wysyłamy, a zgodę możesz w każdej chwili cofnąć w ustawieniach przeglądarki albo telefonu.
- Aby je dostarczać, zapisujemy adres Twojej subskrypcji (wydany przez przeglądarkę, np. Google, Apple lub Mozilla) i klucze szyfrujące, razem z powiązaniem z Gościem lub kontem, wersją językową i datą ostatniej dostawy. Treść powiadomienia jest szyfrowana, a dostawca przeglądarki przekazuje ją na Twoje urządzenie.
- Dla Organizatora i Usługodawcy zapisujemy też minimalne dane o urządzeniu Gościa: rodzinę platformy (iOS, Android, komputer, inna), czy aplikację otwarto jako zainstalowaną, stan zgody na powiadomienia (włączone, odmowa, brak) oraz daty. Nie zapisujemy nazwy przeglądarki, user-agenta ani adresu IP w tym celu. Organizator widzi z tego tylko podsumowanie i ikony przy Gościach, a Usługodawca statystyki zbiorcze według platform.
- Subskrypcje i dane o urządzeniach usuwamy razem z Gościem lub Wydarzeniem, a nieaktywne subskrypcje (odrzucone przez dostawcę push) od razu.
§ 6. Odbiorcy danych
- Korzystamy z zaufanych dostawców, którzy przetwarzają dane na nasze polecenie: hosting i przechowywanie plików (Hetzner, Niemcy i Finlandia - UE), sieć dostarczania treści i ochrona przed atakami (Cloudflare), płatności (Stripe), wysyłka SMS (SMSAPI lub BulkGate), wysyłka e-mail, ocena zdjęć z zadań (dostawcy modeli AI: Anthropic, OpenAI, Google (Gemini), OpenRouter, Mistral AI - tylko gdy Organizator kupił i włączył AI Sędziego). Pełna lista z krajami i podstawą przekazania: https://weseloteka.pl/podprocesorzy.
- Po wyrażeniu zgody na cookies analityczne lub marketingowe dane o odwiedzinach strony marketingowej i panelu trafiają do Google Ireland Ltd. i Meta Platforms Ireland Ltd. W zakresie Meta Pixel jesteśmy współadministratorem z Meta co do zbierania i przekazania danych (wyrok TSUE C-40/17 Fashion ID); dalsze przetwarzanie odbywa się na zasadach Meta. Na stronach wesel i u Gości nie używamy narzędzi analitycznych ani reklamowych.
- Dane możemy udostępnić organom publicznym, gdy wymaga tego prawo.
§ 7. Przekazywanie danych poza EOG
- Dane przechowujemy na serwerach w Unii Europejskiej (Niemcy, Finlandia). Niektórzy dostawcy (np. Cloudflare, Stripe, Anthropic, OpenAI, OpenRouter, Google, Meta) mają siedzibę lub infrastrukturę w USA.
- Przekazanie do USA odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework (art. 45 RODO) - wobec dostawców uczestniczących w programie - a dodatkowo lub w pozostałych przypadkach na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Kopię zabezpieczeń można otrzymać, pisząc do nas.
§ 8. AI Sędzia i zautomatyzowane decyzje
- Jeśli Organizator kupił i włączył Dodatek AI Sędzia, zdjęcia wykonane w ramach zadań fotograficznych są wysyłane do modelu AI jednego z dostawców (Anthropic, OpenAI, Google (Gemini), OpenRouter lub Mistral AI), który przyznaje im punkty. Nie wysyłamy innych zdjęć, imion ani danych kontaktowych Gości.
- Dostawca przetwarza i przechowuje te dane według swoich zasad dla klientów korzystających z API. Tam, gdzie dostawca daje taką możliwość, wybieramy opcję, w której dane nie służą do trenowania modeli.
- Ocena służy wyłącznie zabawie i nie wywołuje skutków prawnych ani podobnie istotnych - nie jest zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji w rozumieniu art. 22 RODO. Organizator może zmienić każdą ocenę.
§ 9. Twoje prawa
- Masz prawo do: dostępu do danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO), sprostowania (art. 16), usunięcia (art. 17), ograniczenia przetwarzania (art. 18), przenoszenia danych (art. 20) oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie (art. 21).
- Zgodę na cookies analityczne i marketingowe możesz w każdej chwili cofnąć przez link „Ustawienia cookies” w stopce strony. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem.
- Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).
§ 10. Dobrowolność i dzieci
- Podanie danych jest dobrowolne, ale bez adresu e-mail i hasła nie można założyć Konta, a bez danych do faktury - otrzymać faktury.
- Konto może założyć wyłącznie osoba pełnoletnia. Serwis nie jest skierowany do dzieci; dzieci mogą pojawiać się na zdjęciach dodawanych przez dorosłych Gości - zasady ich ochrony opisuje Regulamin (§ 9).
§ 11. Bezpieczeństwo
- Stosujemy szyfrowanie połączeń (HTTPS/TLS), hasła przechowujemy wyłącznie jako skróty algorytmem Argon2id, klucze dostępowe do usług zewnętrznych szyfrujemy, ograniczamy dostęp do danych do niezbędnych osób, wykonujemy zaszyfrowane kopie zapasowe i monitorujemy nadużycia. Usunięte dane pozostają jeszcze w zaszyfrowanych kopiach zapasowych: do 6 miesięcy (baza danych) i do 30 dni (pliki), po czym znikają.
- Dostęp do Wydarzenia mają tylko osoby z linkiem lub kodem. Pliki w magazynie nie są publiczne - udostępniamy je przez krótkotrwałe, podpisane adresy.
§ 12. Cookies i zmiany polityki
- Zasady używania plików cookies i podobnych technologii opisuje Polityka cookies: https://weseloteka.pl/cookies.
- O istotnych zmianach tej polityki poinformujemy e-mailem Organizatorów i komunikatem w Serwisie.